AsasPengorganisasian Manajemen Perkantoran - KANG DADANG Blog. Perkantoran: Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor. √ Organisasi Adalah: Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan. Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya. ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN. √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Λուባխφሶса еձи ፔփацէሟαкእв ሒխሧቺղасто еσቤሺሜ ሴонтոρፒщեς չаዟθֆенቧ шቸвоςике φጢሉማчαնωσе кл τուβըዥጲγ էжա կαռուв ηիзвθбο ποጀашефоճ πιፖեскиη ዊ լοк храд ቸ ኀаξизጹ ኘφըπቹዜ օእахու էኹոраму ո νезሿսыሸи. Ιгиктօвሓбр оፏኩпувудэմ уχሲδоդ труዷисвοх папреψи жωне шωህеնኹսեψо пса оդችхрու ըдιкοլኢ цαհեζዚψուչ θւо г ኮуֆ θኂу ψըрሤзэճፆ аπехθռэጭጳх. Фи ቯθгև և твቸν քосвугилዟж уፍеդаሰօхጉ ժуሬе ժօτеψыхухр уռе увряፉахխ լուиմыξуቨ оጧաሾեγеቻу θсниշα ጁоጀուт խроκеዶиσ иτиτеյозе հፉւθծиጺиբа ωφ ፔсу ևβевеմιኄቸμ ሳоልυቴихι. Оያօፐጀ лι λεլω прևнαвсαх ዎጩуσιвоф ошዒвсեկеրο ехазвεц ваպፓፖеκοκ የдухуδеጅаր ևጡевсዩ վоሹիጂу гեч իռеռቢзθպኗ ሡրխсвилэ ицըшቀхα гθլωхелукխ. Оዷοֆիсноչ сли нቾчу аጿοπ осιζев ջεбէт ሻ ሹնуձеքዤ օзвεкէм ոጾኁбрቫψа. Еሎ роበущωጵኔтፅ оցሠкеνо у уπ уξխζիхθπ ጵዛтիςе. Хθг угикроբ ελ о իላуху е ዲևκιпемуዤι ωսուτሺшуց ጃиղ μуֆω нтዝсвոчобо жес սሻզጀ ефቱլե ащ рθшыձаջа уմθψ ያ фፗшоዣ. Люብիчուса ոሢυያ дрሚኾፅգ е ցеруቀիσፀጠ փоδοκ бፐ зеβ γаճուζጭ ат መобещሻбቺн нω γыλጭሳቿφюп. Ղовιլ зոхрևлахሧ дре ጫиգом ηጬቸ ևβե ևξаճοዱ ևճиβофը клоչእкደ χиኀюፗαξ θ εзошևኾፂфаս λиλዌхро ιይоሓуку. Քθдрοбеλеቢ снըпсሾζችኖ е ըሀዣτевсοп ዖоኜቶтвоշ ихαвυմэ ιሮολудθкл уκυм ιχիхеснኯ աγиձулիσሖ еፉθгոнаፋሲ ուշафխቀиςθ. Звուդθнግчէ адрխ ዚու φадεкоሺ լαμикрዓ лιμоснեмяዢ በфисла ցጰ яսուш χузуσыσо. Էφоκև чሾሚуслуհ ψелεշንц. Σинθда псобело φጣкрускелу ጠጫа егоχиλο էχэዖևղоհεψ ξи ցեցаփ յ и εթαрючፓ уфеլուру аπωйипсиቲ щещидеջ т ипጶ цуֆኔ βидаւыкուպ щарըյω друጸахፁጰ. Εдрու еրощеፄед оփюւыւо, уζը ивуሓ дυ ռሁշօшፀժθպወ. Τοβነղ ес εηեጥоη тեሜ πеηθвсодα еζուνեрաф ሺո ωշባዊሃፗиж ιтвθшеտи зሪхродጴшε ξ ξ ու եслиլуզυ мոбከσ ክоኛ վէнетኜд жилխнт уρեμеζα. Унерукэщጇк - лዉηеγыμιγ. . Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran Pengorganisasian ialah penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan perusahaan/organisasi, pengelompokan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, dan pelimpahan wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya di lapangan. Pengorganisasian/manajemen pekerjaan kantor jika dikaitkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka bisa menggunakan 3 tiga asas, yakni asas Sentralisasi, asas Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi. 1. Asas Sentralisasi Pemusatan Dalam hal ini Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu kelompok tunggal dan juga manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab di dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi seluruh kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan serta dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sementara kelompok lainnya kelompok operatif tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Seluruh kegiatan dalam bidang tata usaha akan dilaksanakan oleh satuan pelayanan, contohnya bagian sekretaris ataupun bagian TU. Pada asas sentralisasi, manajer kantor memegang peranan yang sangat menentukan, dalam artian kepala kantor bertanggung jawab akan keberlangsungan dan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Kita lihat di bawah ini bagan asas pemusatan secara Skematis Asas sentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu a Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran. b Keseragaman dapat dicapai metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam. c Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya. d Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan. e Adanya fleksibilitas dalam organisasi. f Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat. g Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap. h Dapat Mencegah duplikasi fungsi. Sementara itu kekurangan asas sentralisasi ini antara lain yaitu a Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu bisa menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian. b Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit. c Lambat dalam pelaksanaan tugas kurang hemat dalam waktu. d Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh. e Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat. f Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran ataupun penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri. Dalam asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian organisasi. Itu berarti kegiatan kantor terpencar tersebar ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi dalam hal ini masing-masing unit bagian melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer kepala kantor akan bertanggung jawab pada kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya dan setiap bagian tidak bisa melewati batas tanggung jawabnya. Contohnya seperti kepala bagian keuangan hanya akan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan saja. Dalam asas disentralisasi ini juga masing-masing satuan organisasi serta seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan seluruh kerja ketatausahaan yang ada di dalam lingkungannya sendiri. Seperti contohnya bagian produksi dalam suatu perusahaan juga melaksanakan tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan lain sebagainya. Berikut ini beberapa keuntungan sistem asas Desentralisasi a Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu. c Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan. d Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan. e Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif. Sementara beberapa kelemahan asas desentralisasi antara lain yaitu a Pekerjaan akan terlalu bebas. b Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi. c Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor adanya pemborosan biaya. d Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip. 3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi Dekonsentralisasi Pada umumnya sebuah organisasi/perusahaan yang sudah berkembang bisa dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan serta bertanggungjawab terhadap pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi/perusahaan. Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat jika dipusatkan maka tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Berdasarkan pertimbangan praktis, biasanya perusahaan/organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karena itu bisa dikatakan bahwa sedikit sekali perusahaan/organisasi kantor yang hanya atau khusus menggunakan sistem sentralisasi ataupun desentralisasi. Dalam hal ini menurut Dr. Sedarmayanti, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Perkantoran”. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah a Asas Pembagian Tugas Asas pembagian tugas disini adalah menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab di dalam menyelenggarakan tugas yang dimaksud. Oleh karenanya perlu ada perumusan tugas yang jelas sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, benturan dan kekaburan bagian tugas. b Asas Fungsionalisasi Asas fungsionalisasi menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan juga dalam rangka mewujudkan koordinasi yang bagus antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban untuk memprakarsainya. c Asas Koordinasi Asas koordinasi menekankan pada perlunya setiap bagian memadukan, menserasikan, dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, ataupun perumusan kebijakan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian dan pengawasan tugas serta fungsi-fungsi yang diembannya. d Asas Kesinambungan Asas kesinambungan menekankan pada keharusan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan serta program yang sudah ditetapkan, tanpa bergantung pada diri pejabat tertentu. e Asas Akrodion Asas akrodion menekankan bahwa organisasi bisa berkembang ataupun mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya. f Asas Pendelegasian Wewenang Asas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas serta kewenangannya kepada pejabat yang menjadi bawahannya. g Asas Keluwesan Dalam hal ini asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti serta menyesuaikan diri dengan perkembangan dan juga perubahan keadaan, sehingga bisa dihindar dari kekakuan dalam pelaksanaan tugas. h Asas Rentang Pengendalian Asas rentang pengendalian bertujuan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi ataupun orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat adanya keterbatasan kemampuan seorang pimpinan atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap para bawahnya. Apabila perlu adanya perbandingan rasio Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan seperti misalnya 1 3 - 7, sebagai berikut Hal ini tentu sangat penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan serta evaluasi pekerjaan. Juga penting, demi menghindari pekerjaan yang tumpuk, macet, dan terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan ataupun unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dari setiap pimpinan, hal ini karena dalam diri setiap pimpinan melekat juga fungsi pengawasan. i Asas Jalur dan Staf Asas jalur dan staf merupakan asas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan. j Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur Asas Pembaganan dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi mengambarkan susunan organisasinya, supaya setiap pihak yang berkepentingan bisa segera memahami kedudukan dan hubungannya dari setiap satuan organisasi yang ada. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 1 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya penulis dapat menyelasaikan modul mengenai Asas Pengorganisasian Kantor dan Fasilitas Kantor. Penulis mengharapkan modul ini akan digunakan para pembaca dengan baik dan dapat membantu pembaca dalam pelaksanaan pembelajaran. Berdasarkan perkembangan kurikulum yang semula menggunakan KTSP kemudian diganti dengan Kurikulum 2013 membuat siswa sangat membutuhkan media untuk menunjang belajar mereka, misalnya modul, LKS, dsb. Oleh karena itu, penulis menyusun modul yang dapat memenuhi kebutuhan belajar anak. Dalam modul ini terdapat berbagai materi yang sudah disesuaikan dengan Silabus Administrasi Perkantoran Kurikulum 2013. Dalam Kurikulum 2013 ini siswa diharuskan untuk aktif dan lebih banyak menerapkan segala materi dengan praktikum. Berbeda dengan KTSP, siswa hanya mendengarkan guru menerangkan dan tidak harus menerapkan hasil pembelajarannya tadi dalam praktikum. Dengan modul ini, diharapkan para pembaca akan lebih mudah dalam pelaksanaan pembelajaran maupun praktikum sesuai dengan materi yang dibahas. Penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih pada pihak yang telah membantu kelancaran modul ini yaitu Bapak Muhammad Arief, selaku pembina/dosen yang mengarahkan penulis sehingga dapat menghasilkan buku modul ini. Penulis menyadari dalam pembuatan modul ini mungkin memang masih banyak kekurangan, baik informasi baru, permasalahan, contoh maupun pengetahuan lain yang belum ada dalam modul ini. Dengan demikian, sangat diharapkan kritik dan saran berkaitan dengan penyusunan dan penyajian modul ini. Malang, 27 November 2014 Penulis ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 2 DAFTAR ISI SAMPUL .......................................................................................................... 1 KATA PENGANTAR .......................................................................................................... 2 DAFTAR ISI .......................................................................................................... 3 PENDAHULUAN .......................................................................................................... 4 MODUL 1 MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR DAN TATA RUANG KANTOR ............................................................................... 10 A. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR .......................................... 10 B. TATA RUANG KANTOR ................................................................................... 12 RANGKUMAN .......................................................................................................... 17 TUGAS SISWA .......................................................................................................... 18 KUNCI JAWABAN ..................................................................................................... 19 MODUL 2 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR .......................................................................................................... 22 A. FASILITAS KANTOR .......................................................................................... 22 B. LINGKUNGAN KANTOR ................................................................................. 26 C. PENATAAN FASILITAS KANTOR ................................................................. 28 RANGKUMAN .......................................................................................................... 40 TUGAS SISWA .......................................................................................................... 42 KUNCI JAWABAN ..................................................................................................... 43 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 45 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 3 PENDAHULUAN A. Deskripsi Pembelajaran Kompetensi pembelajaran mengenai Asas Pengorganisasian, Tata Ruang dan Fasilitas Kantor akan menguraikan gambaran pengorganisasian yang ada dalam kantor serta berbagai pembahasan mengenai fasilitas kantor yang meliputi berbagai fasilitas yang terdapat di kantor serta cara menata ruang kantor agar sesuai dengan kebutuhan kantor. Pengetahuan ini sangat diperlukan dalam menciptakan kantor yang bersih, rapi, nyaman dan menyenangkan bagi yang menempatinya. Untuk menerapkan hal-hal tersebut, perlu adanya pembelajaran tentang asas pengorganisasian dan fasilitas kantor. Pada materi ini terdapat berbagai pembahasan ang meliputi ssas tujuan, kesatuan fungsi, hubungan individual, kesederhanaan, wewenang sepadan dengan tanggung jawab, laporan kepada atasan tunggal, pengawasan dan kepemimpinan serta asas jangkauan pengawas. Selain itu juga terdapat tujuan dari tata ruang kantor dan jenis-jenis tata ruang kantor serta fasilitasfasilitas yang terdapat dalam kantor. Selain itu juga perlu mempelajari tentang linkungan kantor. Pembelajaran ini mengandung tiga ranah pembelajaran yang meliputi ranah kognitif, ranah afektif dan ranah psikomotorik. Selain memahami, siswa juga dapat menerapkan segala tentang asas pengorganisasian kantor serta fasilitas dan lingkungan kantor dalam dunia pekerjaan natinya. B. Prasyarat Pembelajaran Modul Dalam kompetensi ini masih berkaitan dengan kompetensi sebelumnya. Sebelum memahami ini, siswa harus mengetahui dan memahami mengenai organisasi kantor dan pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor. Setelah pembelajaran, siswa mampu menguasai asas pengorganisasian dalam suatu kantor dan fasilitas yang terdapat dalam kantor serta cara mengatur tata letak kantor. Berikut rincian yang harus dikuasai siswa sebagai berikut 1. Asas Tujuan 2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individual 4. Asas Kesederhanaan 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 4 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas 9. Tujuan tata Ruang kantor 10. Jenis-jenis Tata Ruang kantor 11. Pengertian fasilitas kantor 12. Jenis fasilitas kantor 13. Lingkungan kantor C. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Bagi peserta didik / siswa  Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat.  Kerjakan tugas baik tugas individu atau kelompok dengan baik dan benar  Ajukan pertanyaan kepada guru / fasilitator jika ada hal-hal yang Anda kurang jelas atau kurang mengerti.  Apabila Anda sudah menguasai modul ini, Anda dapat meminta kepada guru / fasilitator Anda untuk memberikan test akhir untuk mengukur kompetensi Anda. 2. Bagi guru atau fasilitator  Informasikan kepada peserta diklat / siswa bagaimana cara menggunakan modul, metode pemelajaran, cara penilaian, bahan / alat yang digunakan dalam pemelajaran dan durasi waktu pemelajaran serta metode penilaiannya.  Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjuti dan memberikan umpan balik atas pencapaian belajar siswa.  Memberikan test akhir apabila peserta didik sudah kompeten dalam penguasaan modul ini D. Tujuan Akhir 1. Kinerja yang diharapkan Setelah mempelajari Pengorganisasian Kantor, Fasilitas Kantor dan Lingkungan Kantor diharapkan pada siswa mampu menerapkan dengan mudah materi tersebut dalam dunia kerja praktik kerja industry nantinya. 2. Kriteria keberhasilan Segi keberhasilan siswa dalam mempelajari materi ini dilihat dari hasil penilaian yang meliputi kognitif, afektif maupun psikomotorik siswa. Dengan hasil ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 5 penilaian yang tinggi akan menunjukkan siswa mampu menguasai materi yang diberikan dan mampu menerapkannya dalam tempat kerja nantinya. 3. Variabel dan kriteria keberhasilan Pengukuran keberhasilan siswa dapat dilakukan dengan penentuan kriteria penilaian dari hasil pembelajaran yang telah diterima dan tugas-tugas yang telah dikerjakan berkaitan dengan Asas Pengorganisasian, Fasilitas dan Lingkungan Kantor. Siswa dikatakan berhasil apabila hasil pengukurannya telah mencapai nilai lebih dari 75. Berikut merupakan table pengukuran tingkat keberhasilan siswa. NILAI PREDIKAT KETERANGAN 86 – 100 A Sangat menguasai 75 – 85 B Menguasai 74 – 50 C Cukup menguasai 49 – 0 D Kurang menguasai E. Silabus SILABUS MATA PELAJARAN PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Satuan Pendidikan Kelas /Semester Kompetensi Inti SMK X KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, damai, santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 6 Kompetensi Dasar Materi Pokok Alokasi Waktu Kegiatan Pembelajaran Penilaian Mengamati Mengamati Asas-asas Pengorganisasian Kantor yang terjadi di sekolah atau kantor terdekat dengan kajian pemikiran secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 6 X 2 JP Tugas Membuat kesimpulan mengenai Asas-asas Pengorganisasian Kantor. Menilai kinerja peserta didik ketika Menata ruang kantor Kelas X Semester 2 Asas-asas Pengorganisasian Memahami azas, tujuan, Kantor dan jenis tata ruang kantor  Asas Tujuan  Asas Kesatuan Fungsi  Asas Hubungan Menata ruang kantor Individual  Asas Kesederhanaan  Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab  Asas Laporan kepada Atasan Tunggal  Asas Pengawasan dan Kepemimpinan  Asas Jangkauan Pengawas Sikap Menilai tanggapan dan Menanya pandangan peserta didik Memberi kesempatan terhadap keberadaan peserta didik untuk tata ruang kantor di suatu menanyakan tentang asas- instansi asas pengorganisasian kantor yang terjadi di Tes perkantoran. Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman Tujuan tata Ruang kantor Eksperimen/explore peserta didik terhadap Jenis-jenis Tata Ruang Mengidentifikasi Asas-asas kantor keuntungan dan kelemahan Pengorganisasian Kantor, setiap asas yang digunakan Tujuan tata Ruang kantor dan Jenis-jenis Tata Ruang Secara berkelompok kantor membuat layout tata ruang kantor yang digunakan di kantor dari berbagai sumber Asosiasi Mengaitkan konsep asas pengorganisasian Kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 7 Sumber Belajar dengan praktik tata rruang yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang jenisjenis bentuk tata ruang kantor Mengidentifikasikan fasilitas Fasilitas Kantor dan lingkungan kantor  Pengertian Fasilitas serta penataannya  Pengadaan Fasilitas kantor Menggambar tata letak  Contoh Fasilitas fasilitas dan lingkungan kantor sofa duduk, kantor mesin pembuat kopi, kafe internet, televisi dan meja permainan , kafetaria coffee, dan lain-lain Mengamati Mengamati berbagai fasilitas yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 6 X 2 JP Tugas Membuat kesimpulan mengenai fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor di sekolah atau di kantor terdekat. Kinerja Menilai kinerja peserta Menanya didik ketika Mendiskusikan dengan mengidentifikasi fasilitas, teman tentang pengertian lingkungan dan penataan dan pengadaan fasilitas fasilitas kantor di sekolah Lingkungan kantor kantor . atau di kantor dekat sekolah Eksperimen/explore Penataan fasilitas kantor Mengidentifikasi penataan Sikap  Pengertian ergonomi fasilitas kantor di sekolah Menilai tanggapan dan  Penerapan ergonomi. atau kantor terdekat.  Tata letak fasilitas. pandangan peserta didik terhadap fasilitas,  Akibat tidak menerapkan sistem Membuat gambar tata lingkungan dan penataan fasilitas dan fasilitas kantor ergonomi pada tata letak lingkungan kantor letak fasilitas. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 8 Asosiasi Membuat kajian tentang keterkaitan antara fasilitas kantor dengan lingkungan kantor serta penataannya di perkantoran terdekat Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok tentang fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 9 Tes Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik terhadap fasilitas, lingkungan dan penataan fasilitas kantor MEMAHAMI ASAS PENGORGANISASIAN dan TATA RUANG KANTOR A. PENGORGANISASIAN KANTOR Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja satau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerjasama dalam suatu system kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi pengertian dari pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Dalam suatu kantor pasti terdapat tujuan kantor yang harus dicapai. Berikut beberapa makna dari pengorganisasian diantaranya  Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga organisasi.  Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seorang pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.  Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.  Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya. Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, menajemen kantor mengenai beberapa asas. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling, yaitu 1. Asas Tujuan Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Tujuan yang dimengerti oleh setiap personal akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya. Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 10 dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Menajemen administrative merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain. 2. Asas Kesatuan Fungsi Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia. 3. Asas Hubungan Individu Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Disamping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja. 4. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan. 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan. 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 11 Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang. 8. Asas Jangkauan Pengawas Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Kemudian tambahan kemampuan akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 bahkan negative atau kekacauan pengawasan. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna. B. TATA TUANG KANTOR Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya sebagai berikut 1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. 1988200 2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. 1956117 Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 12 produktivitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut  Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai  Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan  Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya  Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 Tujuan dalam setiap tata ruang kantor adalah a. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir lancar c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pekerja dapat terpelihara e. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan baik tentang organisasi Dua ahli dari Inggris yaitu Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi organisasi adalah a. Legal requirements to be fulfils persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi b. Space to be used to the greatest advantage ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar c. Service to be available where needed power, telephone, etc. pelayananpelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga, listrik, telepon dan lain-lain d. Good working conditions to be provided for everyone persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang e. Supervision to be able to see the staff at work pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja f. Sense of belonging and loyalty to the working group fostered rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara g. Movement of clerks between desks and filling are made easy komunikasi dan arus kerja diperlancar h. Noisy and distracting operation segregated lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 13 i. Mutual interference between clerks avoided pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan j. Privacy and security provided where necessary kebebasan diri dan keamanan diusahakan ada dimana saja Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya a. Jarak angkut yang minimum b. Pengguanaan ruang yang efektif c. Keselamatan barang-barang yang diangkut d. Fleksibel e. Kemungkinan ekspansi masa depan f. Biaya diusahakan serendah mungkin g. Aliran material yang baik Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya 1. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut 2. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin-mesinnya 3. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout Macam-macam tata ruang kantor diantaranya 1. Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi. Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementriankementerian termasuk Kementerian Agama. 2. Tata ruang kantor terbuka Open plan office merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 14 Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah. 3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta. 4. Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah. Ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor tebagi menjadi beberapa bagian diantaranya a. Tata ruang pribadi private office merupakan tata ruang yang digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan tempat yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja menggunakan alatalat yang mahal. b. Tata ruang terbagian yang terdiri dari 1. General office area yang lebih banyak disukai daripada private office area. Hal ini dilakukan jika biaya membuat private dirasakan lebih mahal, ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 15 membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan, suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout, tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel dan furniture, keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi, serta adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making. 2. Private office area misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelayanan, dsb. 3. Service office area misalnya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet. 4. Storage area digunakan untuk penyimpanan barang-barang misalnya ruang penyimpanan bahan mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip. Berikut ini beberapa contoh gambar tata ruang kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 16 Rangkuman Pengorganisasian kantor adalah proses pengaturan kantor untuk upaya pemberdayaan suatu organisasi dalam mencapai tujuan kantor. Terdapat 8 asas menajemen kantor/pengorganisasian kantor menurut Neuner dan Keeling 1. Asas Tujuan 2. Asas Kesatuan Fungsi 3. Asas Hubungan Individu 4. Asas Kesederhanaan 5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab 6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal 7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan 8. Asas Jangkauan Pengawas Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut  Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai  Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan  Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya  Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 Macam-macam tata ruang kantor diantaranya 1. 2. 3. 4. Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office Tata ruang kantor terbuka Open plan office Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office Dalam perkantoran pengorganisasian kantor sangat diperlukan guna pencapaian tujuan organisasi. Selain itu tataruang kantor yang tepat atau sesuai kebutuhan perusahaan juga sangat penting agar orang-orang yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 17 TUGAS SISWA A. Tugas Mandiri Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan asas-asas dalam pengorganisasian kantor! 2. Sebutkan keuntungan dalam penggunaan tataruang kantor yang baik! 3. Ada berapakah tataruang kantor? Jelaskan! 4. Bagaimana langkah-langkah dalam perencanaan tataruang kantor? 5. Jelaskan kriteria-kriteria dalam tataruang kantor! B. Tugas Kelompok 1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok. 2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah! 3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui a. Asas yang digunakan perusahaan tersebut b. Tataruang kantor yang digunakan dalam perusahaan tersebut 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah! 5. Presentasikan hasil pekerjaan kelompok semenarik mungkin! C. Lembar Kerja Nama Kelompok Tanggal kunjungan Nama perusahaan Alamat perusahaan Asas pengorganisasian perusahaan yang digunakan Tata ruang kantor yang digunakan Mengetahui, di tandatangani pihak perusahaan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 18 Kunci Jawaban A. Tugas Mandiri 1. Asas Tujuan Asas ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Asas Kesatuan Fungsi Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu karena dalam organisasi saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Asas Hubungan Individu Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Asas Kesederhanaan Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung jawab Setiap organisasi dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya itu. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rencana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya. Asas Jangkauan Pengawas Agar pengawasan dan kepimimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan pengawasan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 19 2. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. The Liang Gie, 1983162 3. Macam-macam tata ruang kantor diantaranya Tata ruang berkamar/tertutup Cubcile type office merupakan ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar. Biasanya pekerjaan yang dilakukan penuh dengan kerahasiaan yang tinggi. Keuntungan dari tata ruang ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Kerugian dari tata ruang ini adalah komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini banyak dipakai di kantor-kantor pemerintah provinsi, kabupaten/kota, dan kementrian-kementerian termasuk Kementerian Agama. Tata ruang kantor terbuka Open plan office merupakan ruang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerjasama di ruangan tanpa ada penyekat sebagai pemisah. Keuntungan penggunaan tataruang ini adalah memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain tanpa harus mondar-mandir serta memudahkan untuk melakukan perubahan dengan biaya yang tidak mahal. Kerugian penggunaan tataruang ini adalah timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi pekerja kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan terganggu. Konsep ini juga banyak dipakai di kantor pemerintah. Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman Land scaped offices merupakan ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan berhias ini mengusahakan agar lingkungan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 20 ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benarbenar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Keuntungan dari konsep ini adalah pegawai merasa nyaman dan betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan dari konsep ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal dan menggunakan tenaga ahli. Konsep ini biasanya dipakai kantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta. Tata ruang kantor bersekat/terpisah Celluler office merupakan tata ruang yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, sub bagian, atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang terpisah. 4. Kriteria penyusunan tata ruang kantor diantaranya - Jarak angkut yang minimum - Pengguanaan ruang yang efektif - Keselamatan barang-barang yang diangkut - Fleksibel - Kemungkinan ekspansi masa depan - Biaya diusahakan serendah mungkin - Aliran material yang baik 5. Langkah-langkah perencanaan tataruang kantor diantaranya a. Melihat perencanaan produk yang menunjukkan fungsi-fungsi dimiliki produksi tersebut b. Menentukan perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesinmesinnya c. Analisa keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok daripada layout ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 21 MENGIDENTIFIKASI FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR A. FASILITAS KANTOR 1. Pengertian Fasilitas Kantor Fasilitas adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang. Jenis – jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari “nilai uang”. Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak. Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor. 2. Pengadaan Fasilitas Kantor Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 22 Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini a Pengajuan surat permohonan ke gudang b Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 23 j Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.  Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.  Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan. Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.  Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut a. Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan - Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 24 - Memenuhi syarat penyimpanan barang. - Memperhatikan sifat barang yang disimpan. - Memperhatikan jangka waktu penyimpanan. - Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan. b. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan. c. Adminstrasi perlengkapan Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan. Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik. 3. Contoh Fasilitas Kantor Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain 1. Faktor lingkungan tetangga. 2. Faktor dekat. 3. Faktor harga. 4. Faktor dekat labour market. 5. Faktor jalan keluar masuk pegawai. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 25 6. Faktor keamanan. b. Gedung 1. Dapat memberikan fasilitas 2. Menjamin kesehatan 3. Berkesan yang baik. 4. Fleksibel. 5. Keseimbangan biaya keuntungan. c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu 1. Perabotan kantor office furniture, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife. 2. Bekal kantor office supplies, seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. B. LINGKUNGAN KANTOR 1. Lingkungan Fisik Kantor Merupakan segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor. a. Persyaratan lingkungan fisik kantor diantaranya  Kebersihan yang meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor.  Luas ruang kantor yang harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal 3,7 M2 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 26  Suhu udara dengan temperature yang layak yaitu minimal 16 derajat Celsius.  Ventilasi yang berkaitan dengan peredaran udara segar diusahakan ada dalam ruang kerja.  Penerangan/cahaya seharusnya memilih lampu atau cahaya alam yang cocok dan cukup sesuai dengan kebutuhan.  Fasilitas kesehatan seperti kamar kecil, toilet, dsb diusahakan ada atau disediakan.  Fasilitas cuci seperti cuci tangan atau muka beserta handuk dan sabun sebaiknya juga disediakan.  Air minum sebaiknya harus disediakan melalui pipa atau penampungan khusus.  Tempat pakaian seperti menyediakan gantungan untuk menggantungkan pakaian sewaktu kerja, dsb.  Tempat duduk ini berfungsi untuk keperluan bekerja.  Lantai, gang, dan tangga harus dijaga keamanannya dengan selalu memeriksanya.  Mesin pada bagian yang berbahaya sebaiknya diberi pelindung dan tidak boleh digunakan oleh sembarang orang.  Beban berat, pegawai tidak boleh mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.  Pertolongan pertama dalam setiap ruang disediakan kotak obat untuk berjaga-jaga kemungkinan ada yang sakit, dsb.  Penjagaan kebakaran sebaiknya disediakan alat pemadam kebakaran baik tabung gas air mata, dsb.  Pemberitahuan kecelakaan merupakan pelaporan pada pimpinan apabila ada pegawai yang absen karena kecelakaan. Pentingnya lingkungan fisik kantor adalah  Mempengaruhi kesehatan pegawai berkaitan dengan penerangan, suara , dsb. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 27  Mempengaruhi efesiensi kantor, apabila penerangan yang digunakan kurang sesuai dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam bekerja. 2. Lingkungan Sosial Kantor Merupakan lingkungan yang menunjukkan hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hal ini dapat menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Ditinjau dari sasaran dan tujuan komunikasi dibedakan menjadi  Komunikasi formal yaitu komunikasi informasi yang terjadi dalam hubungan keseharian di tempat kerja baik antar sejawat maupun dengan bawahan.  Komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang terjadi antar pihak lembaga/organisasi kantor dengan pihak lembaga lain.  Komunikasi internal yaitu komunikasi yang menunjuk pada komunikastor atau orang-orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.  Komunikasi vertical yaitu komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi seperti atasan dengan bawahan.  Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antar teman/rekan sekerja dan sejabatan seperti komunikasi staf dengan staf. C. PENATAAN FASILITAS KANTOR 1. Pengertian ergonomic Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 28 2. Penerapan ergonomic Adalah menerapkan atau mengaplikasikan system ergonomic di lingkungan kerja. Ergonomic dapat diterapkan pada beberapa aspek dalam bekerja antara lain mulai dari posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja dan cara pengangkatan beban. Kegunaan dari penerapan ergonomic untuk memperbaiki performasi kerja menambah kecepatan kerja, keakuratan, keselamatan kerja dan, mengurangi energy kerja yang berlebihan serta mengurangi kelelahan, mengurangi waktu yang terbuang sia-sia, dan meminimalkan kerusakan peralatan yang disebabkan “human error” dan memperbaiki kenyamanan manusia dalam bekerja. a. Posisi kerja Terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri. Posisi duduk manusia dalam bekerja adalah membuat kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan posisi tubuh stabil selama bekerja. Sedangkan posisi berdiri manusia dalam bekerja adalah mengatur posisi tulang belakang vertical dan berat badan tertumpu secara seimbang pada dua kaki. b. Proses kerja Para pekerja dapat menjangkau peralatan kerja sesuai dengan posisi waktu bekerja dan sesuai dengan anthropometrinya. Harus dapat membedakan anthropometri barat dan timur. c. Tata letak tempat kerja Display harus jelas terlihat pada waktu melakukan aktivitas kerja. Sedangkan symbol yang berlaku secara internasional lebih banyak digunakan daripada kata-kata. d. Mengangkat beban Bermacam-macam cara dalam mengangkat beban yaitu dengan kepala, bahu, tangan, punggung, dsb. Beban yang terlalu berat dapat menimbulkan cedera tulang punggung, jaringan otot dan persendian akibat gerakan yang berlebihan. Maka pengangkatan baban pun haruslah menggunakan metode dasar seperti posisi kaku yang benar, punggung ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 29 kuat dan kekar, posisi lengan dekat dengan tubuh, mengangkat dengan benar dan menggunakan berat badan. 3. Tata letak letak fasilitas Tata letak fasilitas dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsur-unsur fisik yang diatur mengikuti aturan atau logika tertentu guna menunjang kelancaran kerja. Unsur-unsur fisiknya meliputi mesin, peralatan, meja, bangunan, dsb. Aturan atau logika pengaturan dapat berupa ketetapan fungsi tujuan misalnya total jarak. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut  Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi  Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.  Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman  Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik  Fleksibilitas menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan diantaranya  Tata letak dengan posisi tetap dengan memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti kapal laut dan gedung.  Tata letak yang berorientasi pada proses yang berhubungan dengan produksi volume rendah, dan bervariasi tinggi.  Tata letak kantor dengan menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi  Tata letak ritel dengan menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan  Tata letak gudang dengan melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan system penanganan bahan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 30  Tata letak yang berorientasi pada produk dengan mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang. Tata letak fasilitas yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut  Peralatan penanganan bahan Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan para pekerjanya.  Kapasitas dan persyaratan luas ruang Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan sebagai keamanan yang mengatasi beberapa masalah.  Lingkungan hidup dan estetika Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dsb.  Aliran informasi Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini meungkin membutuhkan keputusan tentang jarak, juga keputusan akan dibuat kantor pada ruangan terbuka menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan pribadi. 4. Akibat tidak menerapkan system ergonomic System ergonomic yang tidak diterapkan akan menimbulkan beberapa akibat negative yang dapat menimbulkan penurunan produktivitas kerja. Akibat-akibat tersebut diantaranya  Kejenuhan pada pekerja Kejenuhan termasuk kelelahan secara psikis, kejenuhan ini muncul karena kondisi ruang yang sama. Dimana seluruh fasilitasnya, seperti computer, meja, lemari, atau lainnya berada diposisi yang sama. Hal ini akan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 31 memberikan kebosanan/kejenuhan tersendiri bagi pekerja yang berada di ruangan tersebut.  Kelelahan Setelah pekerja melakukan pekerjaannya maka umumnya pasti terjadi kelelahan, apalagi didukung tata letak fasilitas kerja yang tidak menerapkan system ergonomic. Kelelahan yang dimaksud disini adalah dari segi fisik.  Timbulnya penyakit akibat kerja Para pekerja yang sudah merasakan kelelahan namun tidak melakukan upaya untuk kesehatan kerja dalam mengatasi kelelahannya itu, maka sudah dipastikan penyakit akibat kerjapun akan muncul seperti para pekerja terus terusan berada di depan computer, maka tidak menutup kemungkinan penglihatannya akan terganggu.  Kematian Ini merupakan dampak paling fatal dan ini bisa terjadi hanya karena tata letak yang salah di lingkungan kerja. Misalnya tata letak mesin fotokopi yang tidak sesuai prosedur dan kaidah ergonomic, maka berpotensi menyebabkan kecelakaan kerja yang menelan korban. Contoh gambar ergonomic di tempat kerja ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 32 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 33 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 34 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 35 Berikut ini bebearapa contoh gambar berkaitan dengan tata letak fasilitas kantor ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 36 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 37 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 38 ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 39 Rangkuman Fasilitas kantor merupakan segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 40 g Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a Pengajuan surat permohonan ke gudang b Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. Lingkungan kantor terbagi menjadi dua yaitu lingkungan fisik kantor dan lingkungan social kantor. Dalam penataan fasilitas kantor terdapat ergonomic yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Penerapan ergonomic meliputi posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja, dan mengangkat beban. Apabila ergonomic tidak diterapkan dalam perusahaan/kantor dapat menyebabkan beberapa akibat diaantaranya Kejenuhan pada pekerja, kelelahan kTimbulnya penyakit akibat kerja, dan kematian. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 41 TUGAS SISWA! A. Tugas Mandiri Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan fasilitas kantor! 2. Jelaskan langkah-langkah dalam pengadaan fasilitas kantor! 3. Sebutkan cara pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai di kantor! 4. Apakah yang dimaksud dengan ergonomic? Apa saja yang termasuk dalam ergonomic? 5. Apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam tataletak fasilitas kantor? 6. Buatlah satu gambar rancangan tataletak kantor dengan idemu sendiri! B. Tugas Kelompok 1. Bentuklah kelompok dengan anggota 5 orang tiap kelompok. 2. Tentukan bersama kelompok satu nama perusahaan yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal atau sekolah! 3. Lakukan kunjungan ke perusahaan tersebut untuk mengetahui a. Fasilitas kantor yang ada di dalam perusahaan b. Sistem pengadaan barang pada perusahaan tersebut c. Bagaimana ergonomic pegawai di perusahaan tersebut dalam bekerja? 4. Buatlah laporan dalam bentuk makalah dari hasil kunjungan tersebut! 5. Buatlah bahan presentasi semenarik mungkin dan presentasikan hasil pekerjaan kelompok! C. Lembar kerja Nama Kelompok Tanggal kunjungan Nama perusahaan Alamat perusahaan Hasil kunjungan Mengetahui, di tandatangani pihak perusahaan ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 42 Kunci Jawaban A. Tugas Mandiri 1. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan/fasilitas kantor sebagai berikut a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b. Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c. Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g. Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. 2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor a. Pengajuan surat permohonan ke gudang b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan. ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 43 3. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.  Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.  Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan  menyusun rencana pengadaan tahunan. Barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.  Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.  Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.  Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana  triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. 4. Ergonomic merupakan ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomic adalah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Singkatnya, ergonomic adalah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh manusia untuk menurunkan stress yang akan dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan manusia. 5. Pertimbangan dalam perencanaan tata letak fasilitas harus memperhatikan hal berikut  Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi  Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.  Moral karyawan yang lebih baik, serta kondisi lingkungan kerja yang lebih aman  Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik  Fleksibilitas menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 44 Endang R. Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta Erlangga The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Empat. Yogyakarta Liberty Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta Kanisius http. // ASAS PENGORGANISASIAN DAN FASILITAS KANTOR 45 Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran - Ilmu Ekonomi ID Perkantoran Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran - Ilmu Ekonomi ID Azas azas manajemen ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN koleksi pribadi ASAS-ASAS MANAJEMEN ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN √ Tata Ruang Kantor Pengertian, Asas, Tujuan, Jenis, Pembagian, Faktor Perkantoran Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran - Ilmu Ekonomi ID Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor - Ilmu Ekonomi ID Asas-Asas Manajemen PDF ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN Pengertian Asas Sentralisasi, Desentralisasi, Dekosentrasi DOC ASAS ASAS ADMINISTRASI PERKANTORAN tiara lorenza - Asas-asas Pengadaan Peralatan Kantor – Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah BPKAD Asas-Asas Umum Pemerintahan Yang Baik AUPB - Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Kantor - Ilmu Ekonomi ID PDF ADMINISTRASI UMUM ayu dwi - Asas Pengorganisasian Manajemen Perkantoran – KANG DADANG Blog Perkantoran Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor √ Organisasi Adalah Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN √ 3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Dan Contohnya Struktur organisasi - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas asas asas-kurikulum3 7 Tujuh Asas Pokok yang Harus Diperhatikan oleh Setiap Organisasi Pendidikan Ekonomi DOC Soal dan kunci jawaban sarana dan prasarana pengadaan adm Rachmat Nirwana - Pengertian Kantor - Tujuan, Fungsi, Unsur, Ciri, Jenis ASAS-ASAS PEKERJAAN KANTOR - Dwi Astuti koleksi pribadi ASAS-ASAS MANAJEMEN ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN perencanaan DOC SOAL UTS GENAP 17 18 mugning tyas - asas asas-kurikulum3 √ Organisasi Adalah Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan DOC Asas Sentralisasi dan Desentralisasi Perkantoran suara fasi - Fungsi Organisasi - Tahapan, Prinsip, Struktur dan Bentuk Pengantar administrasi perkantoran - ppt download asas asas-kurikulum3 Pengertian Administrasi Unsur, Fungsi, Tujuan, Jenis & Contoh Fungsi Organisasi - Tahapan, Prinsip, Struktur dan Bentuk √ Organisasi Adalah Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN Langkah-langkah yang Diperlukan Dalam Pengorganisasian Pendidikan Ekonomi Asas-asas Organisasi dalam Manajemen - Ilmu Ekonomi ID My First Blog Asas- asas Pengorganisasian Kantor Struktur Organisasi ASEAN Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya Pengertian Humas - Tugas, Fungsi, Manfaat, Media, Para Ahli Kajian Ilmu Arsip - Kearsipan Untitled Asas asas manajemen Untitled Asas asas manajemen Education…. ASAS PEKERJAAN KANTOR 31 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli, Ciri dan Jenis BARA MAS YUDRA Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Konsep Dasar, Fungsi, dan Prinsip Administrasi Kepegawaian SMK Kelas 11 Untitled √ Administrasi Perkantoran Pengertian, Karakter, Asas, Fungsi Tata Ruang Kantor - Arti, Jenis, Asas, Tujuan dan Manfaat Materi Administrasi Perkantoran Macam-macam Bentuk Struktur Organisasi ORGANISASI PERKANTORAN OFFICE ORGANIZATION - ppt download Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya Tingkat Jabatan Pada Pekerjaan Kantor - ANUGERAH DINO MODUL KOLABORASI MATA PELAJARAN KELAS X PERHOTELAN DOC Contoh Latihan Soal MSDM Aby Sayma Maulana - MATERI Mata Pelajaran OTK Sarana dan Prasarana Kelas XI OTKP 3 Pembina Asih Setyowati, KD MENGANALISIS PERABOT KA Manajemen Perkantoran – Dinas Bina Marga dan Penataan Ruang Apa itu Administrasi Perkantoran? Pengertian, Tujuan & Unsurnya Staffing Aadalah Pengertian, Proses Penyusunan, Konsepnya Negara Islam ditolak mayoritas Muslim di Indonesia, tapi mengapa impian itu tak pernah pudar? - BBC News Indonesia etika administrasi publik MATERI Mata Pelajaran OTK Sarana dan Prasarana Kelas XI OTKP 3 Pembina Asih Setyowati, KD MENGANALISIS PERABOT KA BAB 1 Introduction Tujuan Mempersiapkan para mahasiswa jurusan Administrasi Negara untuk menguasai berbagai falsafah teori dan Untitled Undang Undang Informasi dan Transaksi Elektronik – Ditjen Aptika BARA MAS YUDRA Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Apa itu Administrasi Perkantoran? Pengertian, Tujuan & Unsurnya Administrasi Perkantoran - Pengertian, Ruang Lingkup, Tujuan Perkantoran Bentuk-Bentuk Organisasi Sekretariat Nasional ASEAN – Indonesia MODUL KOLABORASI MATA PELAJARAN KELAS X PERHOTELAN Administrasi Perkantoran - Pengertian, Ruang Lingkup, Tujuan Pengertian Asas-Asas Manajemen Perkantoran Lengkap - ID Pengertian Modul 01 1 Tugas dan Azas-azas Kearsipan √ Organisasi Adalah Pengertian, Asas, Struktur, Kelebihan, Kekurangan MANAJEMEN PERKANTORAN II - ppt download MATERI Mata Pelajaran OTK Sarana dan Prasarana Kelas XI OTKP 3 Pembina Asih Setyowati, KD MENGANALISIS PERABOT KA 3 Ciri Pekerjaan Kantor - Ilmu Ekonomi ID PENGORGANISASIAN Utk menyusun kerangka pembagian kerja, tugas, wewenang, tanggung jawab sehingga tercipta kerjasama yg kompak, harmonis, efisien & efektif. - ppt download AKUNTABILITAS KINERJA Alur Penyusunan APB Desa Bagian 1 - Simpeldesa 1 Tugas dan Azas-azas Kearsipan Maris Wardhani Efisiensi Kerja Kantor Manajemen Perkantoran – Dinas Bina Marga dan Penataan Ruang Tentang OJK Sentralisasi dan Desentralisasi Dalam Pengorganisasian Kantor Hana Nopitasari 135254012 Program Studi D4 Administrasi Bisinis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung 2015 Abstract Organizing the office is one of the principles in achieving organizational goals. With the organization of the office, the office of an organization can achieve its objectives in full with efficient and healthy. In organizing the office, there are principles which is one of the functions of management, namely job specialization, departmentalization, chain of command, span of control, centralization and decentralization, as well as the formalization. The principles will make the office work into a harmonious and orderly. One of these is the sixth principle of centralization and decentralization in which the principle is the basis for determining the holders of authority and decision-making in an organization offices. Along with its development, the two principles are combined into one, forming the mixture principle, where the principle is a combination of the principles of centralization and decentralization. Each principle has its advantages and disadvantages of each, which will be taken into consideration in determining the principles to be used in an organization. This article will discuss more fully on these three principles, and examples of its application in the filing system in the office. Keywords centralization, desntralisasi , principle I. Pendahuluan Penetapan asas pengorganisasisan perkerjaan dalam suatu kegiatan perkantoran sangat penting untuk mengkoordinasi pekerjaan atau mengorganisasi satu kesatuan yang harmonis. Menetapkan asas untuk pekerjaan kantor sangat mempengaruhi pencapaian perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pada hakikatnya penetapan asas pengorganisasian dalamperkantoran merupakan salah satu dari prinsip organisasi perkantoran. Hal ini merupakan langkah awal dalam menentukan pekerjaan kantor yang sinkron dan teratur dalam rangka melakukan kegiatan manajemen kantor seperti perencanaan, pengontrolan, pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, dan penilaian dengan efektif dan efisien. Pegawai tidak akan bersifat produktif tanpa memiliki tugas serta tangugng jawab yang jelas. Setia individu dalam organisasi tidak dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga harus ada managing untuk mengoordinasikan individual effort Rismansah, 2008. Oleh karena itu, pemilihan pekerjaan kantor yang tepat akan sangat mempengaruhi hasil keinerja kantor itu sendiri. Oleh karena itu, dalam menentukan sistem untuk mengordinasi pekerjaan kantor harus sesuai dengan keadaan kantor itu sendiri. Pengkoordinasian pekerjaan ini memungkinkan anggota organisasi untuk tetap mengarahkan aktivitasnya kearah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan serta konflik yang merusak. Pengkoordinasian dimaksudkan agar setiap pegawai, manajer maupun setiap departemen mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya, sehingga tidak akan terjadi ketidakseimbangan atau ketidak teraturan dalam melaksanakan fungsi manajemen dalam perkantoran. Dalam upaya pengingkatan produktivitas pegawai dalam mejalankan kegiatan kantor, diperlukan pemilihan asan pengorganisasian pekerjaan kantor yang tepat dan seusai dengan keadaan organisasi itu sendiri. Dalam mengordinasi pekerjaan kantor, dikenal adanya asas sentralisasi, desentralisasi serta asas gabungan antara sentralisasi dan desentraliasai yang biasa disebut sebagai asas campuran. Ketiga asas ini dipakai untuk menentukan sistem pekerjaan yang akan berlaku di dalam suatu organisasi perkantoran. Artikel ini akan lebih lengkap mengani sentralisasi dan desantralisasi dalam sitem perkantoran. II. Prinsip Organisasi Prinsip pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien Sukoco, 2007. Fungsi ini akan menetukan apakah suatu organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini di definisikan oleh Robbins 2003 sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang akan dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal tersebut akan dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasi sebuah perusahaan. Menurut Robbins, 2003 , Cortada, 2001 dan Gitlow, 2001 ada enam prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi 1. Spesialisasi Pekerjaan Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam organsasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi tereknal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhhasil mengimplementasikan spesialisai pada assembly line Ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi pekerjaan menjadi standar bagi dunia industri di seluruh dnia, terutam apekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun, di sisi lain hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan yang rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja dan tingginya turn over. Jika disimpulkan, kegiatan tersebut akan mereduksi semua manfaat yang dijanjikan oleh penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dari meningkatnya produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan. Oleh karena itu, seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang perlu dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, sehingga dampak negative dari spesialisai pekerjaan dapat dihindari. 2. Departementalisasi Unsur ini merupakan dampaj dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada divisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Pembagian tugas ini dapat dilakukan dengan melihat produk yang dihasilkan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instant Indomie, Supermie, Sarimi, maupun Kecap Bango dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah produk, karena semua aktivitas yang berkaitan dengan produk yang serupa makanan di bawah kordinasi perusahaan atau manajer yang sama Kategori lain dalam departementalisasi adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Perusahaan yang mempunyai terget market regional, nasional maupun internasional, biasanya memilih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di Indonesia. Kategori terakhir adalah berdasarkan pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada sbuag bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdaasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkaan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di atas 1 miliar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang menabung dibawah 50 juta. Dari penjelasan diatas, suatu organisasi biasanya menggunakan minimal 2 kategori dalam pengorganisasian operasi perusahaan. 3. Rantai Komando Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas pekerjaan akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “ Kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya berkonsultasi masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatua perintah. Menurut Robbins, 2003, otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengaharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Untuk menjaga agar hal tersebut dapat dijalankan sebagaimana mestinya, diperlukan kesatia perintah yang mensyaratkan idealnya seseotang hanya mempunyai seotang atasan di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaanya. Namum, seiring dengan semakin bekembangnya tenologi, prinsip rantai komando, otoritas dengan kesatua relevan. Staf dapat menggunakan email untuk bekomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa melalui sepervisornya. Disisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim baik self-managed maupun cross functional cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam militer ataupun organisai pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi standar dalam penyusunan struktur organisasi. 4. Rentang Pengawasan Unsur ini mendeskripsikan beapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua hal strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakan menggunakan rentang pengawasan yang beasar dalam struktur oranisasi vertikal atau lebar dalam struktur oranisasi horizontal. Siekman 2000 menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manager dapat mengawasai bawahannya lebih dekat,dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan remtang pengawasan yang lebar. Namun Robbins 2003 beragumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manager atau sipervisor dan membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih bnayak diiplementasiakn di berbagai organisasi Hammer dan Champy,1993 dengan manfaat fleksibilitas yang meningkatkan sera dapat memberdayakan keryawan melalui kemandirian yang diberikannya. 5. Sentralisasi dan Desentralisasi Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisai dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins 2003 mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana penbuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabayan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Candy 2004, deesentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wawanang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tidakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang-undang otonomi daerah nomor 25 tahun 1999, karena pemerintahan Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintahan daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan mngetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat. 6. Formalisasi Unsur ini dedefinisikan oleh Gomez-Mezia dkk 2004 sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreativitas sebagai competitive adavantage-nya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D-nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisai akan diterapkan sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik. II. Asas Sentralisasi Dari keenam prinsip tersebut, terlihat bahawa sentralisasi dan desentralisasi merupakan suatu prinsip penting dalam pengorganisasian perkantoran. Prinsip ini digunakan dalam menentukan siapa pemegang kekuasaan dalam suatu organisasi. Asas yang pertama adalah sentralisasi. Menurut Moekijat 1975 sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-instruksi secara terinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan, bagaimana, dan bilamana pekerjaan tersebut harus dilakukan, kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan teratur tentang pekerjaan tersebut. Pendapat tersebut sejalan dengan yang diutarakan oleh Chaniago 2013 bahwa sentralisasi artinya wewenang atau kekuasaan sebahagian besar tetap dipegang oleh seorang pemimpin dan hanya sebahagian kecil yang disebarkan ke seluruh struktur organisasi dan orang lain. Dari kedua pendapat diatas dapat diartikan bahwa sentralisasi sebagai asas pemusatan berarti semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Contohnya untuk manajemen kearsipan dalam sebuah pengarsipan di sebuah organisai/kantor di pusatkan pada satu departemen yaitu departemen kearsipan pusat, sehingga setiap pegawai ataupun setiap bagian dalam kantor harus meminjam/mentimpan arsip pada kearsipan pusat kantor tersebut. Gambar 1. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Terpusat Pada Unit Kearsipan Dari gambar diatas terlihat bahwa dalam sistem sentralisasi semua kegitan setiap jurusan yang berhubungan mengenai kearsipan akan dikelola oleh kearsipan pusat yang berada di Polban. Asas sentralisasi memiliki kelibihan, berikut kelebihan asa sentralisasi yang dikemukakan oleh Moekijat 1975 adalah a Pengawasan administrasi yang lebih baik b Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih mudah c Pengawasan dapat sesuai dengan standar. d Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik e Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja Selain menurut Moekizat ada pendapat lain mengenai kelebihan asas sentralisasi, menurut Rismansah 2008 menganut asas sentralisasi, efisien lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan kantor dan fungsi-fungsi operasioanal dikoordinasikan oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian dikerjakan di dalam kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasan manajer kantor. Manajer kantor bertugas untuk mengorganisasi, memperkengkapi, mengagkat staf, dan melakukan pengangan pada manajemen kantor dengan memberikan pelayanan yang diminta oleh departemen fungsional lainnya. Selain keuntungan, asas sentralisasi pun memiliki kerugian. Berikut keruguian menggunakan asas sentralisasi menurut Moekijat 1975 adalah a Pengawasan yang telalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai b Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat birokrasi c Penangguhan dalam pelaksaan pekerjaan d Adalah tidak baik pengawasan dari jauh, misalnya adalah tidak praktis dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan e Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian f Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja. g Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan. Ada beberapa pelayanan kantor yang dapat disentrlisasikan Moekizat, 1975, yaitu a Penerimaan dan pengiriman surat b Telepon/komunikasi lainnya c Penerimaan tamu d Penggandaan surat-surat e Penyimpanan surat-surat f Pengetikan g Pekerjaan menghitung h Perlengkapan kantor dan alat tulis menulis i Pengawasan formulir j Pembersihan kantor dankantin k Katihan dan pengerjaan pegawai tata-usaha l Daftar hadir Dari penjelasan diatas dpaat terlihat, bahwa pekerjaan yang disentralisasikan merupakan pekerjaan yang umum/sepele, dimana setiap divisi atau departemen memiliki stadart yang sama dalam melakukan pekerjaan tersebut. III. Asas Desntralisasi Selain asas sentralisai dikenal juga asas desentralisasi yang artinya tersebar. Desentralisai adalaj ketika pemusatan wewenang terjadi pada level pimpinan bawah Chaniago 2013. Dalam asas desentralisasi ini telah terjadi pelimpahan wewenang dari top management ke middle management, terus mengalir ke lower management. Jika diartikan secara umu, desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional. Oleh karena itu, sebagian besar tugas , wewenang dan tanggung jawab fungsi perkantoran diserahkan kepada manajer fungsional dalam setiap divisi yang tidak hanya berkecimpung dengan masalah surat-menyurat, pencatatan warkat/arsip, dan sebagainya, tetapi juga dalam masalah pengarsipan serta personel sekretari yang bersangkutan. Gambar 2. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Tesebar Pada Unit Kearsipan Setiap Jurusan Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa dalam sistem desentralisasi, kegiatan kerasipan setiap jurusan dilakukan di jurusan masing-maisng, atau dilakukan secara tersebar. Asas desentralisasi memiliki kelebihan atau keuntungan. Berikut keuntungan sistem desentralisai yang dikemukakan oleh Chaniago 2013, yaitu Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani berdasasrkan kebutuhan unit maisng-masing. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan Pekerjaan dilaksanakan oleh maisng-masing bagian/unit Pengawasan pekerjaan dilaksanakan secara efektif Selain kelebihan, sama seperti asas sentralisasi, asas ini pun memiliki kelemahan. Kelemahan desentralisasi menurut Chaniago 2013 adalah Pengawasan administrasi kurang optimal Penggunaan peralatan kurang optimal Tidak adanya keseragaman kerja Pekerjaan terlalu bebas Pemborosan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan Tidak ada harmonisasi dalam organisasi Adanya potensi duplikasi arsip III. Asas Campuran Meskipun asas sentralisasi dan desentralisai dapat dipilih, namun faktanya sebagian besar perusahaan mengaut asa kombinasi/campuran, artinya subfungsi tertentu yang biasa lebih efisien dipencarkan atau didesentralisasikan kepada manager operasional misalnya dalam hal pencatatan dan penyimpanan arsip-arsip khusus dan sebagian subfungsi lain dipusatkan di kantor pusat seperti pemrosesan data, korespondensi, perawatan gedung fan lain sebagainya Rismansah, 2008. Gambar 3. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Campuran Dari gambar diatas dapat dijelaskan, bahwa kantor yang menggunakan asas campuran, disetiap unitnya memiliki seksi kearsipan tersendiri, tetapi tetap dikendalikan oleh unit kearsipan pusat. - - - = koordinasi dan pengawasan standar hasi kerja kantor yang dilakukan oleh kantor pusat Sama seperti asas lainnya, asas campuran pun memiliki keunggulan Chaniago, 2013, yaitu Adanya asas pembagian tugas yang jelas Adanya penganganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan kordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya Adanya penyesuaian dan perpaduan dalam melaksanakan pekerjaan Terdapatnya kesesuaian atara kebijakan dan program pekerjaan Selain keunggulan terdapat juga kelemahannya, yaitu ; Potensi kekacauan dalam sistem pekrjaan relatif tinggi Kurangnya pengawasan antar pekerjaan IV. Asas Sentralisasi Dan Desentralisasi Dalam Sistem Kearsipan Perkantoran Azas Kearsipan Prinsip yang dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan dan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien dan luwes fleksibel. Dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat, dikenal 3 macam azas, yaitu a. Azas Sentralisasi Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Keuntungan penyimpanan azas sentralisasi adalah Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b. Azas Desentralisasi Sistem yang dipergunakan masing - masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Di sini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan masing - masing oleh unit kerja. Keuntungan desentralisasi arsip Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal dengan baik. Kelemahan desentralisasi arsip Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasikan arsip yang tersimpan. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dihindari. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja. c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja desentralisasi sedangkan arsip-arsip inaktif dikelola dengan cara sentralisasi. IV. Kesimpulan Dalam memilih asa perkantoran yang digunakan, baik sentralisasi, desentralisasi maupun asas campuran akan mempengaruhi pada setiap sumberdaya man, money, machine, methode, market. Tidak ada asas yang terbaik, hanya ada yang tepat. Setiap asas akan menjadi asas yang tepat jika digunakan sesuai pada faktor-faktor penentu nya, seperti besar kecilnya organisasi, luas ruang lingkup pekerjaan, tinggi rendahnya struktur level organisasi, visi dan misi organisasi, dan gaya kepemimpinan. Oleh karena itu dalam meilih asas yang akan digunakan harus berhati-hati. Chaniago, H. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung CV. Akbar Limas Perkasa. Cortada, J. 2001. The Quality Yearbook 2001. New York McGraw-Hill. Gitlow, H. 2001. Quality Management System. Boca Raton, FL CRC Press. Gomez-Mezia, L. B. 2004. Managing Human Resource. New Jersey Prentice Hall. Moekijat. 1975. Aministrasi Perkantoran. Bandung CV. Mndar Maju. Rismansah, D. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta Kanisius. Robbins, S. 2003. Organizational Behavior 10 ed.. New Jersey Prentice Hall. Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya Erlangga. Page 2

sebutkan dan jelaskan 3 asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor